3.2.  Разработка задачи
3.2.1. Постановка задачи.
Правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по поступлению, хранению и отпуску (выдаче) грузов

3.2.2.  Организационно-экономическая сущность задачи
Автоматизация управления — понятие комплексное. В применении к деятельности склада речь может идти об автоматизации управления учетом грузов (товаров, сырья), находящихся на складе, — их приемка, внутреннее перемещение, хранение, сортировка, отправка со склада. Это тоже целый комплекс отдельных вопросов, решение которых развивается по двум направлениям:
а) подготовка, обучение высококвалифицированного персонала;
б) развитие технологической базы.
Задачами применения автоматизации управления тех или иных процессов являются:
— сведение к минимуму потерь, связанных с «человеческим фактором»;
— увеличение производительности труда;
— повышение эффективности и гибкости управления;
— улучшение контроля за процессами;
— упрощение делопроизводства.
В конечном итоге, все вышеперечисленные задачи сводятся к экономии средств и увеличению прибыли.
Учет грузов на складе и в бухгалтерии организуется и ведется под руководством главного бухгалтера.
Основные принципы метода учета следующие:
— подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
— систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению товарно-материальных ценностей, а также ведения складского учета; предоставление бухгалтерам права проверять соответствие фактического наличия грузов в натуре данным текущего складского учета;
— систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления наличия грузов по данным складского учёта с данными бухгалтерского учета.
Организация аналитического учета. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью материальных ценностей являются:
— наличие должным образом оборудованного склада (складов) или специально приспособленных площадок (для грузов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
— размещение грузов по секциям склада, а внутри него по отдельным группам и типо-(сорто) размерам грузов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.н.) таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия, в местах хранения каждого вида груза следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь грузе;
— оснащение мест хранения грузов необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечение их периодического переосвидетельствования и клеймения;
— установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков. экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей, заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;
— определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада грузов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз со склада материальных ценностей.
Для обеспечения правильной и рациональной организации учета грузов также необходимо:
— установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей:
— проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки наличия грузов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
— соблюдать нормы хранения товарно-материальных ценностей:
— применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета.
3.2.3.  Описание входной и выходной информации.
Документальное оформление при использовании материалов.
Основным направлением использования материалов является расход их на производственные нужды. Первостепенной задачей учета на данном этапе является осуществление действенного контроля за эффективным использованием этих активов путем установления соответствующих процедур по нормированию расхода отдельных наименований материально-производственных запасов, как общеотраслевого назначения, так и применительно к сложившейся на данном предприятии технологии и организации производства.
Отпуск материалов в производство осуществляется с общезаводских складов или непосредственно из цеховых кладовых на рабочие места исходя из установленных норм согласно технологическим картам на отдельные виды изготавливаемой продукции и планируемых объемов ее выпуска.
Первичными документами по расходу материально-производственных запасов являются: лимитно-заборная карта (ф. № М-8), требование-накладная (ф. № М-11).
Лимитно-заборная карта выписывается экономической службой организации или другой службой (например, отделом снабжения), на которую возложено лимитирование отпуска материалов в двух или трех экземплярах. Один экземпляр передается на склад, а другой — цеху-потребителю. Третий экземпляр (если он выписывается) остается в тех подразделениях организации, которые осуществляют оперативный контроль за правильностью расхода материально-производственных запасов (экономическая служба, отдел снабжения и пр.).
При каждом получении материалов на складе представитель цеха расписывается в экземпляре лимитно-заборной карты склада, а работник склада — в экземпляре цеха с указанием в обоих экземплярах даты, количества отпущенных материалов и нового остатка материалов. Лимит отпуска на отчетный период устанавливается с учетом производственной программы цеха и норм расхода материалов на единицу планируемой к выпуску продукции.
После использования лимита склад сдает лимитно-заборную карту в бухгалтерию. Возврат неиспользованных материалов из производства записывается в карту без составления дополнительных документов.
При отсутствии на складе материала соответствующего наименования и замене его на другой или в случае допущенного брака, перевыполнения производственной программы и необходимости дополнительного сверхлимитного отпуска цех представляет необходимое письменное объяснение администрации предприятия о причинах подобной ситуации. По результатам рассмотрения сложившейся ситуации в случае принятия решения об отпуске может быть увеличен лимит или произведена замена материалов. В случае замены, кроме того, в лимитно-заборной карте будет сделана запись: «Замена, см. требование-накладную №_ от «_»      200_ г.».
Во всех таких случаях необходимо обобщать по каждому отчетному периоду результаты отклонений в расходе материалов относительно установленных норм с целью выявления причин и виновников (инициаторов) отклонений. Наряду с указанным методом документирования отклонений от норм расхода материалов в практике работы организаций получили распространение и другие методы оперативного контроля, а именно: инвентарный метод и метод учета партионного раскроя материалов. Каждый из них применяется с учетом сложившейся технологии и организации производства на конкретном предприятии.
Инвентарный метод предусматривает организацию учета наличия и движения материалов по каждому виду и номенклатурному номеру в разрезе отдельных участков и цехов. Расход материалов за отчетный период по каждому структурному подразделению исчисляется исходя из стоимости поступивших в отчетном периоде материалов с учетом корректировки переходящих остатков на начало отчетного периода (+) и на конец данного периода (-), подтвержденных результатами их инвентаризации. Вся эта информация обобщается в отдельном материальном отчете структурного подразделения и в конце месяца передается в бухгалтерию вместе с объяснениями его руководителя о причинах отклонений от действующих норм и принятых мерах по исключению непроизводительного расхода отдельных наименований материалов в будущем.
Партионный метод раскроя материалов получил наибольшее применение в машиностроении, швейной промышленности. Его содержание определяет то, что результат раскроя относительно утвержденных норм устанавливается по каждой партии поступивших материалов в переработку. Вся информация об этом формируется в первичном учетном документе «Раскройный лист» или «Раскройная карта».
Требование-накладная (ф. № М-11) выписывается при операциях внутреннего перемещения материалов между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами, возврате из производства неизрасходованных материалов и т. п. Оно оформляется в двух экземплярах: для цеха-сдатчика и склада. В дальнейшем оба экземпляра передаются в бухгалтерию в целях текущего учета движения материально-производственных запасов. Форма требования-накладной (№ М-11) приведена в Приложении 5.
В целях обеспечения надлежащего контроля за оформлением операций по движению материалов первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы, либо такая процедура должна осуществляться в момент выписки документа. Важно, чтобы нумерация документов исключала применение повторяющихся номеров в течение отчетного года. Такая методика усиливает контрольные функции бухгалтерской службы на предприятии. Она позволяет в ходе дальнейшей обработки первичных учетных документов правильно распределить стоимость отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам изготовленной продукции, выполненных работ или оказанных услуг и статьям расходов.
Итоговым документом, подтверждающим расход материалов к организации является Сводная ведомость расхода материалов. В ней в разрезе структурных подразделений и организации в целом указывается расход материально-производственных запасов (включая транспортно-заготовительные расходы) по объектам калькуляции, статьям расходов и, в целом по счетам учета затрат.